BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Puji syukur penulis panjatkan ke
hadirat Alloh SWT. bahwa penulis telah menyelesaikan tugas mata perkuliahan
Organisasi dan Manajemen dengan melakukan observasi ke Bagian Organisasi
Sekretariat Daerah Kota Pariaman, dalam hal ini kami dari kelompok 2
menyampaikannya dalam bentuk makalah.
Dalam penulisan ini tidak
berjalan dengan mulus yang kami harapkan banyak rintangan dan hambatan yang
menyertainya namun dengan nasehat dari beberapa pihak diataranya
1.
Bagian
Organisasi dimana tempat kami obsesrvasi yang begitu dengan sabarnya membarikan
masukan dorongan dan serta memberikan data yang dapat kami perlukan dalam
penulisan makalah ini.
2.
Dosen
mata kuliah organisasi dan manajemen yang memberikan kesempatan bagi kami untuk
dapat merasakan perbandingan teori yang telah di pelajari di akademic dengan
pengaplikasiannya di lapangan.
3.
Teman
–teman kelompok yang senantiasa dengan sabar dan penuh konsentrasi dalam
penyelesaian tugas kelompok ini.
Dan akhirnya penulis/kelompok 2
berharap semoga Allah memberikan imbalan yang setimpal pada mereka yang telah
memberikan bantuan dan juga menjadi sumbangan pemikiran bagi siapa yang
membutuhkan, khususnya bagi penulis/kelompok 2 sehingga tujuan yang diharapkan
dapat tercapai.
B.
Tujuan
Untuk mengetahui tugas dari
bagian organisasi dan aparatur sekretariat daerah kota pariaman
C.
Masalah
1.
Makalah
ini mengkaji stuktur dari bagian organisasi sekretariat daerah kota pariaman
2.
Stuktur
organisasi serta uraian tugas dari organisasi sekretaria daerah kota pariaman
D.
Batasan
Masalah
Masalah yang menjadi objek observasi
kami adalah tentang stuktur organisasi serta uraian tugas dari bagian
organisasi sekretariat daerah kota pariaman.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
STRUKTUR / BAGAN ORGANISASI
SEKRETARIAT DAERAH KOTA PARIAMAN.
Bagian
Organisasi merupakan salah satu bidang yang berada di bawah naungan kendali
dari Sekretariat Daerah Kota Pariaman, yang bertugas merumuskan rancangan
struktur Organisasi yang telah ditetapkan menurut dasar Peraturan Daerah Kota
Pariaman nomor 4 tahun 2011 tentang perubahan atas peraturan daerah nomor 2
tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja Sekretariat Daerah, Dewan
Perwakilan Daerah dan Staf Ahli.
Sebagaimana atas peraturan
tersebut di atas dapat kami jabarkan bahwa struktur organisasi dari bagian Organisasi
Sekretariat Daerah Kota Pariaman sebagai berikut beserta uraian tugas dari
masing masingnya.
B. KASUBAG KELEMBAGAAN
C. KASUBAG TATALAKSANA
D. KASUBANG ANALISIS JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA.
B. URAIAN TUGAS KEPALA BAGIAN
ORGANISASI DAN APARATUR
1)
Bagian organisasi mempunyai tugas
menyiapkan bahan, mengolah pedoman dan petunjuk teknis serta melaksanakan
pembinaan dan penataan organisasi dan formasi perangkat daerah, sistem
tatalaksana aparatur daerah, akuntabilitas aparatur daerah dan pelayanan publik
serta perncanaan, pengendalian pendayagunaan aparatur dan penatausahaan
kepegawaian Sekretriat Daerah.
2)
Uraian tugas kepala bagian organisasi
dan aparatur adalah sebagai berikut :
a.
Menghimpun dan mengolah peraturan
perundang-undangan, pedoman, petunjuk teknis, data dan informasi serta
bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan bidang kelembagaan sebagai pedoman
dan analisis landasan kerja.
b.
Menyiapkan bahan perumusan kebijakan ,
petunjuk teknis di bidang orgnisasi dan aparatur.
c.
Menginventarisasi permasalahan-permasalahan
yang berhubungan dengan bidang organisasi aparatur serta menyiapkan bahan-bahan
petunjuk teknis pembinaan kelembagaan perangkat daerah, tatalaksana serta
analisis formasi jabatan dan kepegawaian.
d.
Menyusun rencana, program kerja dan
anggaran berbasis kinerja berdasarkan tugas pokok fungsi bagian organisasi dan
aparatur berpedoman kepada rencana strategis sekretariat daerah.
e.
Menyiapkan bahan dalam rangka evaluasi
dan fasilitasi susunan organisasi dan tata kerja kelembagaan baru di lingkungan
pemerintahan daerah sesuai dengan perintah peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
f.
Menyiapkan bahan pedoman dan petunjuk
teknis, penyusunan dan penataan organisasi di lingkungan pemerintah daaerah dan
pelakasnan formasi jabatan.
g.
Melaksanakan penyusunan analisis formasi
jabatan dan bahan kerja.
h.
Menyiapkan bahan penyusunan uraian
tugas.
i.
Menyiapkan penyusunan rincian bidang
urusan pemerintah yang menjadi kewenangan kota.
j.
Menyiapkan bahan perumusan kebijakan,
petunjuk teknis dibidang aparatur
k.
Mengiventrisasi permasalahan-permasalahan
yang berhubungan dengan bidang aparatur menyiapkan bahan petunjuk pemecahan
masalah.
l.
Menyiapkan bahan penyusunan pedoman dan
petunjuk teknis pembinaan aparatur pemerintah daerah.
m. Menyiapakan
bahan dalam rangka akuntabilitas paratur daerah dan pelayanan publik serta
perencanan, pengendalian, pendayagunaan aparatur.
n.
Menyelenggarakan pembinaan pelayanan
publik di lingkungan pemerintah daerah.
o.
Memelihara DP3, menyusun DUK dan
Bezzeting Pegawai
p.
Menyiapkan bahan dan meneliti usulan
kenaikan pangkat, gaji berkala, cuti dan pensiun pegawai.
q.
Menyiapkan surat teguran pelanggaraan
disiplin pegawai.
r.
Menyiapkan bahan usulan pegawai yang
akan mengikuti tugas belajar, izin belajar, diklat struktural dan fungsional.
s.
Menyiapkan bahan pegawai yang ditempatkan
dan akan di pindah.
t.
Melaksanakan dan melaporkan kehadiran
pegawai dan apel.
u.
Menyiapakan bahan usulan kesejahteraan
pegawaai.
v.
Membuat laporan kepegawaian di
lingkungan sekretariat daerah,
w. Memberikan
pembinaan administrasi dalam pelaksanaan tugas tenaga fungsional.
x.
Menyampaikan laporan pegawai yang mengikuti diklat, bintek,
sosialisasi dan sejenisnya ke BKD secara berkala.
y.
Membuat laporan kegiatan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
z.
Melaksanakan tugas laain yang di berikan
oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
C. URAIAN TUGAS SUB BAGIAN ANALISIS
FORMASI JABATAN DAN KEPEGAWAIAN
1)
Sub bagian anlisis formasi jabatan dan
kepegawaian mempunyai tugas menyiapkan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk
teknis, melaksanakan analisis jabatan dan penyusunan formasi jabatan
pendayagunaan aparatur dan penatausahaan kepegawaian Sekretariat Daerah.
2)
Uraian tugas Sub bagian analisis jabatan
dan kepegawaian adalah sebagai berikut :
a.
Menyusun rencana program kerja dan
nggaran berbasis kinerja berdasarkan tugas pokok dan fungsi sub bagian analisis
dan formasi jabatan berpedoman kepada rencana strategis sekretariat daerah.
b.
Mengumpulkan, menghimpun dan mempelajari
peraturan serta data dan informasi yang berhubungan dengan bidang analisis dan
formasi jabatan sebagai dasar/pedoman dalam pelaksanaan tugas,
c.
Mencari, mengumpulkan menghimpun dan
mengolah data serta informasi yang berhubungan dengan bidang analisis dan
formasi jabatan.
d.
Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan,
pedoman dan petunjuk teknis di bidang analisis dan formasi jabatan,
e.
Menginventarisasi
permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bidang analisis dan formasi
jabatan serta menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.
f.
Menyiapkan dan mengolah data dan bahan
dalam penyusunan analisis dan formasi jabatan di lingkungan pemerintah daerah,
g.
Melaksanakan penyusunan analisis jabatan
dan analisis beban kerja,
h.
Memberikan saran, pertimbangan dan
telaahan serta melaporkan hasil pelaksanaan
tugas sebagai bahan evaluasi dan informasi untuk kebijakan dan petunjuk
selanjutnya,
i.
Menghimpun dan mempelajari peraturan
perundang-undangan, kebijakan teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan
dengan bidang kepegawaian sebagai dasar/pedoman dalam pelaksanaan tugas,
j.
Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan
pedoman dan petunjuk teknis di bidang kepegawaian,
k.
Menginventarisasi
permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bidang kepegawaian serta
menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah,
l.
Menyiapkan bahan dan melakukan
upaya-upaya dalam rangka pember dayaan
aparatur di lingkungan pemerintah daerah,
m.
Melakukan penyelesaian administraasi
kepegawaian dan menyiapkan bahan usulan peningkatan kesejahteraan pegawai di
lingkungan sekretariat daerah,
n.
Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan
serta memlihara data kepegawaian lingkup sekretariat daerah berupa buku induk
pegawai, daftar urut kepangkatan (DUK), Daftar Penjagaan Kenaikan Pangkat,
Penjagaan Kenaikan gaji berkala, penjagaan pensiun dan lain-lain.
o.
Menyiapakan bahan dalam rangka
penyusunan rencana pengusulan pegawai yang akan mengikuti pendidikan pegawai di
lingkungan sekretariat daerah,
p.
Menyiapkan bahan usulan pegawai yang
akan mengikuti tugas belajar, izin belajar, diklat struktural dan fungsional,
q.
Menyiapkan surat teguran pelanggaran
disiplin pegawai,
D. URAIAN TUGAS SUB BAGIAN KELEMBAGAAN
1) Sub
Bagian Kelembagaan mempunyai tugas mengatur serta menyusun susunan struktur
organisasi SKPD di lingkup Pemerintahan Kota Pariaman
2) Uraian
tugas Sub bagian Kelembagaan adalah sebagai berikut :
a. Membantu kepala Bagian Organisasi
dan Tata Laksana dibidang tugasnya
b. Mengumpulkan bahan Pedoman dan
Petunjuk teknis Pembinaan dan Penataan Organisasi dalam lingkungan Pemerintah
Daerah
c. Mempersiapkan Rancangan Peraturan
Daerah, Peraturan Bupati, Keputusan Bupati, Keputusan tentang pembentukan,
perubahan/penyempurnaan, pengembangan dan penghapusan satuan organisasi di
lingkungan Pemerintah Daerah.
d. Mempersiapkan bahan dalam rangka
pemecahan masalah kelembagaan di lingkungan Pemerintah Daerah
e. Mengumpulkan dan mensistemasikan
data dan informasi serta permasalahan tentang kelembagaan di Lingkungan
Pemerintah Daerah
f.
Melakukan
kerja sama dan nkoordinasi dengan satuan Organisasi di lingkungan Pemerintahan
Daerah.
g. Mempersiapkan bahan dalam rangka
evaluasi susunan Organisasi dan tat kerja kelembagaan dilingkungan Pemerintah
Daerah menurut ketentuan Perundang-Undangan yang berlaku
h. Melakukan tugas lain yang
diberikan oleh atasan
E. URAIAN TUGAS SUB BAGIAN TATALAKSANA
1)
Sub Bagian Tatalaksana mempunyai tugas
Membantu Kepala Bagian Organisasi dan PAN dalam tugas.
2) Uraian
tugas Sub bagian Tatalaksana adalah sebagai berikut :
a.
Membantu
Kepala Bagian Organisasi dan Tata Laksana dibidang tugasnya
b.
Mengumpulkan
bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknik pembinaan dan penataan system ,
metode dan prosedur kerja serta Pendayagunaan Aparatur Negara (PAN)
c.
Menghimpun,
mempelajari Peraturan Perundang-Undangan Petunjuk teknis Pedoman Kerja,
Prosedur Kerja, Sistem Kerja dan Metode Kerja:
1.
Penanggung
Jawab
2.
Pengambilan
Keputusan
3.
Hubungan
Kerja
4.
Koordinasi
5.
Tata
Cara Pengawasan
6.
Administrasi
Umum
7.
Administrasi
Perlengkapan
8.
Administrasi
Keuangan
9.
Tata
Naskah Dinas
10. Tata Kearsipan
11. Tahapan Kerja dan lain-lain
d.
Mencari,
menghimpun permasalahan-permasalahan tentang pengembangan prosedur dan
tatakerja daerah
e.
Mengklasifikasikan,
mensistimasikan dan menganalisa data dan informasi permasalahan tentang
prosedur kerja dilingkungan Pemerintah Daerah
f.
Mengumpulkan
data kepegawaian untuk bahan dalam rangka persiapan terlaksananya penerapan
Pendayagunaan Aparatur Negara yang sesuai dengan profesinya
g.
Melakukan
penelitian mengenai sistem dan metode kerja untuk meningkatkan efisiensi dan
efektifitas kerja
h.
Melakukan
usaha untuk meningkatkan kemampuan/prestasi kerja pegawai dilingkungan
pemerintah daerah dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektifitas kerja
i.
Melaksanakan
8 (delapan) program pemicu Pendayagunaan Aparatur Negara
j.
Melakukan
tugas kedinasan yang diberikan oleh atasan.
BAB III
PENUTUP
A.
KESIMPULAN
Dari
pembahasan yang telah kami sampaikan diatas bahwasanya Bagian Organisasi
Sekretariat Daerah Kota Pariaman, yang menjadi tujuan kelompok 2 melakukan
Observasi merupakan satu bagian yang ada dilingku Sekretariat Daerah yakni
Bagian Organisasi dan PAN yang memiliki bidang kerja yang menyangkut
pengorganisasian Pemerintah serta tempat dimana disiplin aparatur di lingkup
sekretariat daerah yang menjadi wewenang nya dalam memberikan penilaian
terhadap kinerja setiap aparatur negara yang berada di bawah naungan sekretariat
daerah kota pariaman.
Sebagaimana diatas kelompok 2
menyampaikan beberapa uraian tugas baik dari kepala bagian maupun dari sub
bagian yang ada dibawahnya, seperti Sub Bagian Kelembagaan dengan tugas
mengelompokan skpd serta Penyusunan SOTK di Pemerintahan Kota Pariaman, Sub
Bagian Tatalaksana dengan tugas Mengumpulkan bahan penyusunan pedoman dan
petunjuk teknik pembinaan dan penataan system , metode dan prosedur kerja serta
Pendayagunaan Aparatur Negara (PAN), sedangkan Sub Bagian Analisis Formasi
Jabatan dan Kepegawaian dengan tugas mengumpulkan serta mengolah data
kepegawaian baik itu gaji berkala, kenaikan pangkat serta analisi informasi
bagi siapa saja yang akan ditempatkan dalam suatu jabatan tertentu serta
kedisiplinan aparatur negara.
B.
SARAN
Dalam
menyusunan makalah ini begitu jauhnya dari kesempurnaan, dan untuk itu kepada
teman-teman serta pembaca makalah yang budiman jika ada dari isi penyampaian
makalah ini yang tidak sesuai atau tidak tepat sekiranya dapat memberikan
sumbang saran dari teman-teman sekalian demi pengharapan kepada kabiakan di
masa mendatang, serta kami dari kelompok 2 juga mengharapkan masuk-masukannya
yang membangun.
Demikian
yang dapat kami sampaikan banyak maaf atas segala kekurangan.